VOLONTARIAMENTE INFORMAZIONI POLO SANTA CHIARA
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Care associazioni e cari volontari,
vi inviamo in allegato il report dell'incontro del tavolo di lavoro, avvenuto online il 24 agosto 2023.
Per qualsiasi informazione sul progetto potete contattare:
Un cordiale saluto
Francesca Piazzi |
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REPORT CTA Alto e Basso Isontino – Incontro 8 agosto 2023
ONLINE
Presenti per il CSV FVG Francesca Piazzi, Enrica Zanzottera
Associazioni presenti:
Buongiorno Gorizia APS - Alessandro Caianiello
Francesca Rindone, Centro Alzheimer Mitteleuropeo di Gorizia e cittadina attiva
Carpe Diem Baskin – Erik Franceschini
Carpe Diem Baskin – Barbara Borri
CVCS – Eugenia Manià
CVCS - Monica Callegher
CVCS – Ludovica Giffoni
4 Women APS – Federica Cardinali
Gruppo Folcloristico Santa Gorizia – Alba Sedda
AMA- Linea di Sconfine – Eros Cosatto
Isontina K9 Rescue OdV – Federica Obizzi
Confraternita di Misericordia di Cormons OdV – Giovanni Tomba
La Ginestra APS – Chiara Bertolini
C.A.V. – Maria Zanolla
Croce Rossa Italiana – Comitato di Gorizia OdV – Ilaria Dal Pio Luogo
L’incontro odierno ha lo scopo di aggiornare i partecipanti sullo stato dell’arte del progetto “Volontariamente”.
Viene data lettura dell’elenco delle 26 associazioni che hanno aderito all'iniziativa; il 16 luglio era il termine per raccogliere le adesioni; l’elenco non è definitivo ma rimane ancora aperto per ulteriori inserimenti (ipoteticamente ancora una decina). L’elenco, che sarà arricchito da sintetiche descrizioni delle associazioni, sarà disponibile in un drive condiviso.
L’evento di novembre è centrato sul target “Studenti”, in quanto è frutto di una coprogettazione con l’Assessorato alle Politiche giovanili del Comune di Gorizia, il servizio Informagiovani del Comune di Gorizia, la Consulta provinciale degli Studenti e l’associazione universitaria UNIFERPI.
Potrebbe essere la prima giornata di altre da definirsi, con open day aperte anche alla cittadinanza.
Il Polo Universitario Santa Chiara ha dato la disponibilità ad ospitare l’evento; sono disponibili 7 aule ma al momento non si conosce ancora l’ampiezza degli spazi.
A tal proposito, per l’organizzazione delle attività, il tavolo di lavoro raccoglierà i bisogni delle associazioni in relazione alle attività che intendono proporre.
Tutte le associazioni avranno un banchetto per il materiale informativo, la cui dimensione sarà comunicata al più presto. L’Università probabilmente non prevederà alcuna spesa di affitto spazi, a parte quella della portineria che è circa di € 20,00 lordi orari, per circa 6/8 ore, che potrebbero essere coperti dal Comune di Gorizia. Si ipotizza che le attività pratiche potranno essere di circa 30 minuti ciascuna, al fine di consentire agli studenti di vivere più esperienze.
Gli incontri prossimi del tavolo di lavoro, di cui sarà elaborato un calendario, serviranno anche per aiutare le associazioni a definire e strutturare le attività da offrire. Si possono prevedere incontri individuali o un incontro collettivo per le associazioni che avessero bisogno di un confronto sulle attività da proporre.
Per la promozione dell’evento è necessario avere una sintesi descrittiva di ciascuna associazione, oltre che al dettaglio dell’attività da presentare.
In previsione che più associazioni abbiano bisogno di uno spazio all'aperto e quindi necessitino dell’utilizzo del Chiostro, è necessario saperlo in tempo utile per cercare eventuali altri spazi vicini alla sede universitaria che siano idonei alle attività.
Carpe Diem Baskin segnala che può prevedere, in caso di mal tempo, delle attività per gruppi piccoli in spazi al chiuso.
Si evidenzia la necessità di inserire la specifica, nel modulo di iscrizione per gli studenti, sia della modalità di attività all'aperto che al chiuso come alternativa in caso di maltempo.
Viene illustrato il cronoprogramma:
- entro il 10 agosto avere conferma dall'università degli spazi concessi e sapere le ulteriori spese (SIAE per la band, volantini)
- entro il 15 settembre conoscere l’offerta dettagliata delle associazioni, anche al fine di creare i messaggi promozionali (titolo laboratorio e parte tecnica: quanti ragazzi potranno partecipare, quante volte potrà essere reiterato nel corso della mattinata)
- entro il 10 settembre la Consulta degli Studenti propone alle scuole l’evento, anche tramite l’Ufficio Scolastico con lettera circolare, con una promozione presso le classi
- dal 1° ottobre si provvede all'informazione ed alla pubblicità dell’evento con i media
- entro il 15 ottobre viene chiesto ai dirigenti scolastici di informare su quante classi parteciperanno, da questa prima adesione informale si potrà avere un’idea di massima su quanti studenti parteciperanno
- dal 16 al 30 ottobre si raccolgono le singole iscrizioni degli studenti, anche degli universitari, alle attività laboratoriali (form dedicato)
- EVENTO: 11 novembre, eventualmente se ci saranno molte iscrizioni, anche il 18 novembre; ciò sarà comunicato a fine ottobre agli istituti scolastici, già preventivamente avvisati.
Si informa i presenti che potrebbe essere utile, come strumento aggiuntivo, il servizio “INCONTRA” messo a disposizione sul sito del CSV FVG; si tratta di una bacheca online in cui le associazioni pubblicano la ricerca di volontari, con la descrizione delle attività a cui saranno adibiti. Le associazioni partecipanti all'evento potrebbero iscriversi sulla piattaforma e pubblicare l’eventuale loro offerta, in modo tale che agli studenti si possa dare la notizia che su tale bacheca troveranno le informazioni dirette per conoscere meglio l’offerta delle associazioni di volontariato.
Viene fatto un breve giro di presentazioni delle attività che alcune associazioni stanno ipotizzando di offrire per l’evento (Croce Rossa, Baskin, Isontina K9 Rescue, CVCS).
Viene comunicato che il prossimo incontro del tavolo di lavoro si terrà alle 10.00 del 24 agosto online, e che verrà inviato via mail il collegamento a Google Meet, per quelle associazioni che hanno aderito al gruppo di lavoro organizzativo.
Per il CTA Alto Isontino presenti
Buongiorno Gorizia OdV - Alessandro Caianiello
Centro Alzheimer Mitteleuropeo di Gorizia e cittadina attiva Francesca Rindone
CVCS - Monica Callegher
CVCS – Ludovica Giffoni
4 Women APS – Federica Cardinali
AMA – Linea di Sconfine – Marco Bertali
AMA- Linea di Sconfine – Eros Cosatto
Confraternita di Misericordia di Cormons OdV – Katia Paola Andrea
Croce Rossa Italiana – Comitato di Gorizia OdV – Ilaria Dal Pio Luogo
Per UNIFERPI presenti Arianna Lussa, Arianna Canciani
Viene fatto un breve riassunto delle informazioni logistiche finora raccolte:
- UNIFERPI ha dato riscontro che l’Università di Udine – Polo Santa Chiara - concede gratuitamente gli spazi, consistenti in 7 aule ed un chiostro all’aperto, patrocinando l’iniziativa.
UNIFERPI interpellerà al più presto l’Università per avere la metratura degli spazi, per sapere quanti banchi possono essere messi a disposizione e la loro misura, se le aule sono dotate di Wi-fi e di rete elettrica accessibile
- con riferimento all’eventuale SIAE in caso ci sia la partecipazione gratuita di una studentessa cantante, Sara Vidoz informa che l’ufficio competente del Comune sta valutando se ricorrano i presupposti per avviare una pratica SUAP, in quanto l’evento potrebbe configurarsi come pubblico spettacolo considerando che potrebbe essere aperto anche alla cittadinanza; in tal caso bisognerebbe avere un piano di sicurezza che rappresenterebbe una spesa, oltre alla necessità di avere addetti alla sicurezza; in tal caso sarebbe utile una ricognizione tra le associazioni per sapere se possono essere rintracciate tra i volontari persone con i requisiti di addetti alla sicurezza. È strettamente necessario sapere anche i dettagli delle attività proposte da tutte le associazioni partecipanti
- AMA – Linea di Sconfine anticipa che le loro attività si svolgeranno utilizzando delle basi musicali
- Si riporta che Baskin ha proposto un’attività laboratoriale se sarà possibile usare il chiostro ma anche un’alternativa da svolgersi un un’aula al chiuso in caso di cattivo tempo.
Sulla base di quanto fin qui raccolto si prospettano alcuni step organizzati futuri:
- Sarà necessario individuare un’associazione capofila, dotata di codice fiscale e di conto corrente, in modo tale che il Comune di Gorizia possa elargire un contributo a copertura di buona parte delle spese (guardiania, SIAE, volantini), sulla base di un piano economico dell’iniziativa. Sarà pertanto necessario prevedere che le associazioni partecipanti integrino con una piccola quota per arrivare alla copertura delle spese, essendo che il Comune di Gorizia non può per regolamento coprirle al 100%. La capofila, inoltre, si incaricherà di fare domanda degli spazi (previa verifica da parte di UNIFERPI della fattibilità che sia un’associazione esterna all’Università a adoperarsi in tal senso) e dell’eventuale pratica SUAP e SIAE. Per il Comune, il soggetto proponente ottimale da cui sarebbe opportuno che parta la richiesta di contributo sarebbe proprio UNIFERPI, in quanto rientra appieno nel target del Servizio (oltre a non risultare già beneficiare di contributi concessi da parte di altri Servizi del Comune).
Il contributo comunale viene di regola erogato a rendiconto delle spese (con tutta la documentazione necessaria alla verifica), per cui la capofila dovrebbe quindi avere la disponibilità di anticiparle.
- Viene specificato che il CSV FVG non ha la possibilità di concedere contributi; resta da verificare la possibilità di avere da esso gratuitamente l’eventuale stampa di volantini, realizzati però con le stampanti fotocopiatrici
- Si evidenzia la necessità di recuperare i dettagli dei laboratori entro la data del prossimo tavolo di lavoro (entro la prima settimana di settembre)
- È importante sapere al più presto l’ammontare e dettagli del preventivo di spesa per la realizzazione dell’evento, per consentire alle associazioni di capire chi possa assumersi l’onere di anticiparle, facendo da capofila
- Uniferpi verificherà se esiste già un piano di sicurezza dell’Università e cosa comporta per la realizzazione di una manifestazione con le caratteristiche dell’evento che si sta organizzando, un tanto per adeguarsi in modo corretto.
Viene ricordato che l’evento è pensato per gli studenti delle scuole secondarie superiori ed universitari, non aperto alla cittadinanza, poiché parte da una co-progettazione con la Consulta provinciale studentesca, con le associazioni studentesche universitarie, con l’Assessorato e il servizio politiche giovanili del Comune di Gorizia, l’Informagiovani del Comune di Gorizia e le associazioni di volontariato.
Per raggiungere la cittadinanza allargata si è già ipotizzata in un secondo tempo una prosecuzione progettuale, con eventi aperti a tutti e open day offerti dalle associazioni.
La Vicesindaca informa che il Polo Santa Chiara, di proprietà del Comune, ha una parte museale che prevede una serie prossima di mostre, per le quali la musica potrebbe essere di disturbo. Non sa se il referente dell’Università, delegato del Magnifico Rettore per il Centro polifunzionale di Gorizia, Prof. Francesco Pitassio, sia stato informato dell’iniziativa e chiede ad Uniferpi di verificare che venga aggiornato.
Inoltre, la Vicesindaca sottolinea l’importanza per il Comune di Gorizia e per le sue politiche nell’ambito del mondo giovanile che l’evento sia accessibile a giovani anche non provenienti dagli istituti scolastici e dall’Università, si pensi ai giovani disoccupati e inoccupati o che hanno abbandonato i percorsi scolastici, per i quali potrebbe essere un’occasione di sprone a rimettersi in gioco e un’opportunità per creare nuove relazioni.
La Vicesindaca ritiene che se la dislocazione al Polo Santa Chiara comportasse troppe spese, se non dovesse esserci già un piano di sicurezza idoneo, c’è la possibilità di utilizzare il Palazzo De Grazia che si presterebbe allo scopo; presso il palazzo comunale, dotato di un giardino con un palco, sarà infatti organizzato in settembre un evento del Comune per il quale esiste già un piano di sicurezza.
Risulta importante quindi verificare il piano di sicurezza dell’Università (compresa la capienza massima indicata), se copre solo le attività didattiche o anche eventi, per valutare i costi e capire le eventuali necessità di integrazione.
Si ribadisce che ai fini dell’organizzazione è necessario sapere al più presto quale sarà la sede e gli spazi messi a disposizione: alcune associazioni che hanno aderito al progetto hanno bisogno di tali informazioni per organizzare la loro presenza al meglio.
Una volta individuato il luogo sarà necessario stabilire una data per un sopralluogo preventivo delle associazioni.
Si ribadisce che l’offerta delle associazioni, per l’evento dell’11 novembre (replicabile il 18 novembre in caso che ci sia una numerosa partecipazione) prevede la modalità informativa con i banchetti e, per alcune, anche la modalità esperienziale. Per quest’ultima è necessario contingentare le presenze, raccogliendo le adesioni con iscrizioni preventive, delle quali si occuperà la Consulta provinciale studentesca con la creazione di un form.
Si riflette che aprendo la partecipazione a tutti i giovani (età dai 14 ai 35 anni) bisogna fare attenzione che i giovani senza prenotazione non restino scontentati, ma è anche ipotizzabile che il numero di studenti provenienti dalle scuole possa essere inferiore alle aspettative.
Viene ricordato che UNIFERPI si è offerta di occuparsi di un piano di comunicazione che, al momento, non è ancora definito e che non è stato deciso se si prevedere una promozione esclusivamente digitale o anche cartacea (tipo volantini e locandine). Il Comune potrebbe farsi carico di una parte delle stampe dei volantini con la stamperia comunale (circa 300 pezzi).
Vengono chieste informazioni sulla partecipazione dell’associazione universitaria Sconfinare, dell’Università di Trieste con sede a Gorizia; al momento si sa che questa ha momentaneamente indicato la sua partecipazione al progetto senza definire le modalità.
Entro il 31 agosto o al massimo entro la prima settimana di settembre, le associazioni devono mandare al tavolo di lavoro le informazioni sulle attività (titolo laboratorio e parte tecnica, durata, quanti ragazzi potranno partecipare, quante volte potrà essere reiterato nel corso della mattinata).
Entro il 15 settembre sarà necessario avere il preventivo di spesa.
Il prossimo incontro del tavolo di lavoro si terrà sempre online lunedì 11 settembre o mercoledì 13 settembre alle ore 18.00. Si attende conferma della data dal Comune di Gorizia.
